Πώς να προσθέσετε Όλοι πρέπει να μοιραζόμαστε ευαίσθητες πληροφορίες για να κάνουμε τις δουλειές μας. Aλλά ακόμη και στην κατηγορία των “ευαίσθητων πληροφοριών”, δεν δημιουργούνται όλα τα δεδομένα ίσα. (Για παράδειγμα, απλώς κοιτάξτε τις αναρίθμητες κατηγορίες δεδομένων CUI — θα σας κάνουν το κεφάλι να γυρίζει πίσω.) Υπάρχουν ορισμένα αρχεία στα οποία θέλετε να προσθέσετε επιπλέον επίπεδα ασφάλειας και απορρήτου. Ένα από αυτά τα χρήσιμα επίπεδα ασφάλειας είναι η υδατοσήμανση.
Εάν στέλνετε ευαίσθητα αρχεία ή έγγραφα μέσω email, σίγουρα θα θέλετε να τα κρυπτογραφήσετε. Αλλά μπορεί επίσης να θέλετε να προσθέσετε υδατογραφήματα σε συνημμένα ως επιπλέον προφύλαξη. Τα υδατογραφήματα μπορούν να αποθαρρύνουν τη μη εξουσιοδοτημένη κοινοποίηση ή κακή. Xρήση εμφανίζοντας κείμενο όπως “Εμπιστευτικό” ή το όνομα του παραλήπτη, σε όλο το έγγραφο. Το Microsoft Outlook δεν διαθέτει ενσωματωμένη δυνατότητα υδατογράφησης όπως οι άλλες εφαρμογές του Office, αλλά μπορείτε γρήγορα και εύκολα να προσθέσετε υδατογραφήματα στα συνημμένα email σας — χωρίς να δημιουργήσετε πρόσθετες εκδόσεις αρχείων — χρησιμοποιώντας το Virtru για το Microsoft Outlook .
Επιπλέον ασφάλεια δεδομένων στο Outlook
Το Virtru ενσωματώνεται με το Outlook για να επιτρέπει την ασφαλή κοινή χρήση email και αρχείων. Όταν προστατεύετε ένα email με το Virtru, αυτό το email και τα συνημμένα του προστατεύονται με κρυπτογράφηση και έλεγχο πρόσβασης, ώστε να διασφαλίζεται. Oτι μόνο οι προβλεπόμενοι παραλήπτες μπορούν να δουν το περιεχόμενο. Εκτός από την κρυπτογράφηση του email και των συνημμένων σας, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης, να απαγορεύσετε την προώθηση, να περιορίσετε τη λήψη και να προσθέσετε ένα υδατογράφημα.
Πώς να προσθέσετε υδατογραφήματα στο Outlook
Με τη δυνατότητα υδατογράφησης του Virtru, δεν χρειάζεται να αποθηκεύσετε. Qια νέα έκδοση ενός αρχείου για να προσθέσετε ένα υδατογράφημα. Με ένα μόνο κλικ, μπορείτε να προσθέσετε ένα εξατομικευμένο υδατογράφημα σε διάφορα συνημμένα του Outlook, χωρίς να φύγετε από τη διεπαφή του Outlook. Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε υδατογραφήματα στο Outlook με το Virtru:
1. Εγκαταστήστε το πρόσθετο Virtru για το Microsoft Outlook.
Αρχικά, θα χρειαστεί να αγοράσετε και να εγκαταστήσετε το πρόσθετο Virtru για το Microsoft Outlook . Μετά την εγκατάσταση του πρόσθετου, θα σας ζητηθεί να ενεργοποιήσετε το Virtru. Απλώς ακολουθήστε τις οδηγίες, οι οποίες θα διαρκέσουν λιγότερο από 1 λεπτό. Μόλις ολοκληρωθεί η ενεργοποίηση, θα δείτε το Virtru for Outlook ως κουμπί μέσα στη διεπαφή του Outlook.
Το Virtru εμφανίζεται ως κουμπί στη διεπαφή του Microsoft Outlook.
2. Συντάξτε ένα νέο email και προσθέστε τυχόν συνημμένα.
Για να υδατογραφήσετε ένα συνημμένο, ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα email στο Outlook όπως θα κάνατε συνήθως. Επισυνάψτε τα αρχεία που θέλετε να υδατογραφήσετε.
3. Προσθέστε ένα υδατογράφημα σε ένα αρχείο PDF, έγγραφο, εικόνα ή άλλο αρχείο.
Στο παράθυρο πρόσθετου Virtru στη δεξιά πλευρά (το οποίο μπορείτε να καρφιτσώσετε για να το κάνετε εύκολα προσβάσιμο), επιλέξτε “Υδατοσήμανση” από τις διαθέσιμες επιλογές μηνυμάτων.
Προβολή του παραθύρου Virtru στο Microsoft Outlook
Αυτό θα προσθέσει ένα υδατογράφημα στα συνημμένα σας, συμπεριλαμβανομένων κοινών τύπων αρχείων όπως:
Έγγραφα του Microsoft Office
Συνήθεις μορφές αρχείων εικόνας
PDF
Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη λειτουργία υδατογράφησης στο Κέντρο υποστήριξης Virtru , καθώς και να αποκτήσετε Βάση δεδομένων ηλεκτρονικής αλληλογραφίας εργασίας πρόσβαση σε πληροφορίες. Oχετικά με τη υδατοσήμανση του Gmail, τη υδατοσήμανση του Google Drive και τη υδατοσήμανση Secure Share.
4. Στείλτε το email σας και το υδατογραφημένο αρχείο.
Αφού διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις υδατογραφήματος, στείλτε το email σας ως συνήθως. Το Virtru θα κρυπτογραφήσει αυτόματα το email σας και θα προσθέσει την επικάλυψη υδατογραφήματος στα συνημμένα αρχεία πριν τα στείλει.
Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει σε αυτό! Οι παραλήπτες του email σας θα μπορούν να βλέπουν τα συνημμένα κανονικά. Aλλά με το επιλεγμένο υδατογράφημα κείμενο στην κορυφή ως οπτική σήμανση του παραλήπτη που έχει πρόσβαση запоминающееся и привлекательное доменное имя στις πληροφορίες. (Για υπενθύμιση, ο παραλήπτης σας δεν χρειάζεται να εγκαταστήσει το Virtru για να δει το αρχείο με υδατοσήμανση.)
Δείτε πώς φαίνεται στον παραλήπτη σας όταν προβάλλει το αρχείο στο Virtru Secure Reader . Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους χρησιμεύει ως υδατογράφημα για τη βελτίωση του ελέγχου και της παρακολούθησης, σε περίπτωση που κοινοποιηθούν αυτές οι πληροφορίες.
Υδατογράφημα
Στείλτε με ασφάλεια ένα αρχείο πολύ μεγάλο για email του Outlook
Το μέγιστο όριο μεγέθους αρχείου για το Microsoft Outlook είναι 20 MB. Τι γίνεται αν χρειαστεί να υδατογραφήσετε και να στείλετε ένα αρχείο μεγαλύτερο από το μέγιστο;
Εάν τα αρχεία που πρέπει να προστατεύσετε και το υδατογράφημα είναι πολύ μεγάλα για να τα μοιραστείτε μέσω του Outlook, δοκιμάστε το Virtru Secure Share . Αυτή η κρυπτογραφημένη λύση κοινής χρήσης αρχείων παρέχει τις ίδιες δυνατότητες υδατογράφησης για αρχεία έως 15 GB. Εάν τα αρχεία σας είναι πολύ μεγάλα για αποστολή μέσω email της Microsoft, το Virtru Secure Share παρέχει μια απλή επιλογή — και όπως και οι άλλες λύσεις της Virtru, δεν απαιτεί από τους παραλήπτες να δημιουργήσουν λογαριασμό Virtru. Μπορούν να κάνουν έλεγχο ταυτότητας με τα υπάρχοντα διαπιστευτήριά τους Microsoft ή Google.
Προσθήκη υδατογραφημάτων μετά την αποστολή email ή αρχείου
Έχετε δεύτερες σκέψεις για το αρχείο που μόλις μοιραστήκατε; Ένα ιδιαίτερα χρήσιμο χαρακτηριστικό του Virtru είναι ότι μπορείτε να ελέγχετε τα δεδομένα σας σε κάθε βήμα του κύκλου ζωής του — ακόμα και αφού φύγει από τον phone list forum οργανισμό σας. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τα στοιχεία ελέγχου πρόσβασης και τις ρυθμίσεις ασφαλείας ανά πάσα στιγμή, ακόμη και να ανακαλέσετε την πρόσβαση.
Στο Κέντρο Ελέγχου Virtru, μπορείτε εύκολα να επιστρέψετε και να προσθέσετε υδατογράφηση σε ένα μήνυμα που προστατεύεται από το Virtru που έχετε ήδη στείλει. Έτσι, μπορείτε να είστε ήσυχοι γνωρίζοντας ότι οι ευαίσθητες πληροφορίες έχουν κοινοποιηθεί ακριβώς με τον τρόπο που σκοπεύατε.
Product-Page-Images-ControlCenter-New-21
Πηγαίνετε πέρα από το Microsoft Watermarking: Συνεργαστείτε με σιγουριά με το Virtru
Τώρα που ξέρετε πώς να υδατογραφείτε αρχεία του Microsoft Outlook, μπορείτε να ανακαλύψετε το ευρύ φάσμα δυνατοτήτων που προσφέρει το Virtru για την προστασία των δεδομένων που πρέπει να μοιραστείτε.
Το Virtru είναι ένα εύχρηστο εργαλείο που μπορεί να σας βοηθήσει να επιτύχετε τη συμμόρφωση με τα ρυθμιστικά πρότυπα (μέσω εύκολης στη χρήση κρυπτογράφησης από άκρο σε άκρο και ελέγχου πρόσβασης). Το Virtru σάς βοηθά επίσης να ενισχύσετε το απόρρητο και τον έλεγχο των ευαίσθητων δεδομένων που μοιράζεστε μέσω του Microsoft Outlook , του Google Workspace (συμπεριλαμβανομένου του ) και των εφαρμογών SaaS όπως το Salesforce , το Zendesk και το Confluence .
Gmail και του Google Drive
Με την υδατογράφηση συνημμένων με λίγα μόνο κλικ, μπορείτε να αποθαρρύνετε τη μη εξουσιοδοτημένη διανομή και να βελτιώσετε την ασφάλεια των εγγράφων. Δοκιμάστε το την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να στείλετε εμπιστευτικά αρχεία από το Outlook.
Είστε έτοιμοι να δείτε τι μπορεί να κάνει το Virtru; Προγραμματίστε μια επίδειξη με την ομάδα μας για να ανακαλύψετε περισσότερα.